醫院信息系統電子檔案管理制度
為了加強我院信息系統電子檔案管理，保障電子文件和電子檔案的安全保管和開發利用，結合我單位實際，制定本辦法。
第一條 基本術語解釋
1、電子文件：是指法人、其他組織和個人在公務活動中形成的數字形態記錄。它是通過計算機進行操作、傳輸、存儲和利用的文件，用數字(比特)形態表現出來，通過編碼和解碼來輸入和輸出，也稱數字式文件。
2、電子檔案：是指利用計算機技術形成，經鑒定具有保存和利用價值的歸檔電子文件。
3、電子文件的物理歸檔：指經過歸檔處理的電子文件保存到磁盤或光盤等載體上實行脫機保管的過程。
4、電子文件的邏輯歸檔：將電子文件的物理地址存放于檔案管理部門控制的網絡服務器中，使該電子文件能供檔案部門有效利用和處理的過程。
第二條 管理體制
醫院信息系統電子檔案實行集中統一管理。
第三條 電子檔案范圍、保管期限
一、電子檔案范圍
1、數據庫文件：計算機軟軟件系統進行信息處理等過程中形成的各種管理數據、參數等。
2、超文本文件：指采用WEB技術制作的瀏覽器文件。
二、歸檔方式、要求
1、目前主要通過光盤、磁盤、磁帶等介質實現異地備份，在異地保存時必須注明日期、內容、分類等相關信息。
2、網絡管理人員要把歸檔電子文件的物理地址存放于指定的計算機服務器上，服務器必須采取磁盤鏡像、雙機熱備份等可靠的備份措施。
3、局域網內部要有可靠的安全防范措施，系統設備更新時，必須制定嚴密的數據轉換辦法，確保數據準確無誤并能在新系統中運行。
4、網絡管理人員要及時清理計算機或網絡上重復的電子文件。
三、物理歸檔整理工作過程
1、檢查并清除計算機病毒，對光盤、磁盤、磁帶等介質的電子文件應注明是否已經做過檢毒和清毒處理。
2、拒收含有千年問題或其它隱患的數據文件，要把問題最大限度地解決在歸檔之前。
四、電子檔案的保管期限
電子文件的保管期限參照國家、省、市關于文件材料保管期限的現行有關規定執行。
五、電子檔案的保管
1、電子檔案保存最少要制作三套，一套封存保管，一套查閱利用，一套實行異地保存。
2、封存的電子檔案不得利用和外借，利用時要使用電子檔案的復制件。
3、查閱應在許可范圍，并遵守保密規定。
4、通過網絡查詢和利用要有安全保密防范措施和可靠的監管保障。
5、 銷毀電子檔案，需經本單位領導批準，有關部門審核，編制銷毀清冊，并確保載體與信息徹底銷毀。
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