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數(shù)據(jù)字典是各應(yīng)用系統(tǒng)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，其準(zhǔn)備的充分與否將直接影響上線進(jìn)度的快慢，以及各應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行后是否順利。因此，院方應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段的工作給予足夠的重視及支持，安排專人負(fù)責(zé)聯(lián)系、協(xié)調(diào)、組織各相關(guān)人員，共同完成此
項(xiàng)工作。有關(guān)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的內(nèi)容、方法及有關(guān)注意事項(xiàng)說(shuō)明如下：
內(nèi)容
數(shù)據(jù)字典分為兩類，一類是符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的字典，如有關(guān)國(guó)家名稱、地區(qū)名稱、民族、職稱等標(biāo)準(zhǔn)字典，這些字典都有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)，除非國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)改變，此字典不允許任意變動(dòng)。這些字典隨系統(tǒng)提供，不需用戶準(zhǔn)備。第二類是需客戶化的字典，需要用戶自行準(zhǔn)備。此類字典中，有一部分是輔助字典，內(nèi)容較少，準(zhǔn)備起來(lái)也相對(duì)容易，其用途是輔助制作主字典，如：藥品劑型字典、藥品單位字典是為了做藥品基本信息字典而作的輔助字典等。另一部分便是主字典，如：人事字典、藥品基本信息字典、收費(fèi)項(xiàng)目字典、醫(yī)囑字典等。若要作某一主字典，便需先將其對(duì)應(yīng)的輔助字典完成。
當(dāng)然，并不是所有的子系統(tǒng)均要用到所有的字典。有些字典是基礎(chǔ)字典，各個(gè)子系統(tǒng)均可能使用到，如：職工主索引、部門科室字典等。而有些則是某個(gè)子系統(tǒng)的專用字典，如：?jiǎn)尾》N字典、單術(shù)種字典只在病案子系統(tǒng)中用到，工資項(xiàng)目字典只在財(cái)務(wù)子系統(tǒng)中用到等。安裝某一子系統(tǒng)前，只要將該子系統(tǒng)所需字典準(zhǔn)備好即可。
方法
數(shù)據(jù)準(zhǔn)備開始前，醫(yī)院可派人來(lái)公司或我公司派專職工程師到醫(yī)院，就各個(gè)字典的內(nèi)容及準(zhǔn)備方法進(jìn)行初步培訓(xùn)。醫(yī)院要積極配合，組織相關(guān)人員來(lái)學(xué)習(xí)。具體人員，根據(jù)上線子系統(tǒng)而定。
各醫(yī)院數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段的情況不盡相同，但不外乎以下三種情況：
一、 醫(yī)院原來(lái)有計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，有自己的一套數(shù)據(jù)，可經(jīng)過(guò)修改而使用。但一般來(lái)說(shuō)，原有的數(shù)據(jù)編碼規(guī)則與現(xiàn)系統(tǒng)的要求不相符合，需重新編制。
二、 我公司隨系統(tǒng)給用戶一套樣本數(shù)據(jù)，如果用戶認(rèn)為與自己醫(yī)院的情況比較相似，可以直接修改使用。但對(duì)于數(shù)據(jù)量大的字典不推薦用此方法，建議醫(yī)院重新做一套自己的數(shù)據(jù)。
三、 用戶根據(jù)自己院里的情況，一切重新開始，準(zhǔn)備一套適合自己醫(yī)院、符合現(xiàn)有
軟件需要的數(shù)據(jù)。此過(guò)程可分為三個(gè)階段：
1. 數(shù)據(jù)采集階段
這個(gè)階段主要是手工采集數(shù)據(jù)。部分字典內(nèi)容多而繁雜，采集起來(lái)所需時(shí)間長(zhǎng)，占用人力大，需要耐心認(rèn)真的對(duì)待。在數(shù)據(jù)采集階段，有以下幾點(diǎn)注意事項(xiàng)：
首先，負(fù)責(zé)各字典的數(shù)據(jù)采集的人員應(yīng)是今后字典的直接或維護(hù)人員，并對(duì)字典內(nèi)容有確切把握的，以保證字典內(nèi)容的準(zhǔn)確性與完整性。例如：職工主索引由人事部門來(lái)完成，醫(yī)囑項(xiàng)目字典應(yīng)由護(hù)理部與各科室協(xié)作完成等。
其次，有些字典（如醫(yī)囑項(xiàng)目字典）因內(nèi)容多，工作量大，需要幾個(gè)人同時(shí)采集數(shù)據(jù)，這便不可避免的會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)的重復(fù)或遺漏。所以，對(duì)于這些字典，在分別數(shù)據(jù)采集完成后，還應(yīng)將幾份數(shù)據(jù)放在一起進(jìn)行整體檢查，去除那些重復(fù)的數(shù)據(jù)項(xiàng)目，并盡可能多的將遺漏數(shù)據(jù)補(bǔ)充完整。
第三，要根據(jù)該字典數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的要求，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行初步整理，使其符合要求。例如，醫(yī)囑項(xiàng)目的名稱不得超過(guò)24個(gè)漢字，若有名稱特別長(zhǎng)，則需將其簡(jiǎn)化；藥品名稱字典中編碼的前四位是分類碼，后兩位是流水碼等。對(duì)于各字典的編碼，需要分類的，可先將類別分好，具體編碼待錄入微機(jī)時(shí)再編，有相當(dāng)一部分編碼是機(jī)器自動(dòng)生成的。
最后，對(duì)于采集來(lái)的數(shù)據(jù)要編排整理，保留完整，以備將來(lái)檢查核對(duì)用。需要特別指出的是，因從事數(shù)據(jù)采集的人員與下一步數(shù)據(jù)錄入人員極有可能不是同一人，因此，在書寫時(shí)，請(qǐng)注意工整明了。
2. 數(shù)據(jù)錄入階段
數(shù)據(jù)錄入可從醫(yī)院中挑選有初步計(jì)算機(jī)知識(shí)、打字速度快、準(zhǔn)確率高的人員來(lái)做，以提高效率，但可能會(huì)因該人員對(duì)自己錄入的數(shù)據(jù)內(nèi)容不了解或因數(shù)據(jù)書寫不規(guī)范而產(chǎn)生一些錯(cuò)誤。在錄入過(guò)程中，將不斷與相應(yīng)數(shù)據(jù)采集人員進(jìn)行交流；也可請(qǐng)數(shù)據(jù)采集者來(lái)錄入，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤好及時(shí)更正，并能夠隨時(shí)處理那些仍然在變化的數(shù)據(jù)，為將來(lái)的維護(hù)使用工作打下基礎(chǔ)。
數(shù)據(jù)錄入的工具可直接選用系統(tǒng)軟件，也可通過(guò)其它方法，我們的工程師會(huì)根據(jù)實(shí)際情況為用戶提出最佳方案，并對(duì)用戶進(jìn)行培訓(xùn)。
因參加數(shù)據(jù)錄入的人員較多，程度不一，數(shù)據(jù)錄入工作完成后，應(yīng)由專人根據(jù)數(shù)據(jù)采集手稿來(lái)檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)不正確或不準(zhǔn)確的地方要及時(shí)更正。
3. 數(shù)據(jù)驗(yàn)收階段
用戶將核對(duì)后的數(shù)據(jù)發(fā)往我公司，由工程部的工程師檢查數(shù)據(jù)是否滿足系統(tǒng)的要求，有需要修改則及時(shí)通知用戶作相應(yīng)改動(dòng)。此次檢查主要是針對(duì)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)及編碼規(guī)則，對(duì)于數(shù)據(jù)具體含義的正確性是用戶把關(guān)。至此，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作完成。
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